Тайм-менеджмент или как все успеть за 1 рабочий день?

Работа занимает у вас много времени, подчас даже слишком много. Родные жалуются, что после прихода домой вы «как убитая», да и вы сами понимаете, что сил на готовку и другие домашние дела просто не хватает. Что делать? Как успевать на работе все, что запланировано, чтобы возвращаться домой и иметь силы просто побыть с семьей, а не падать без задних ног от усталости? Не говоря уже о различного рода отдыхе, типа бассейна или похода в гости.

Даже при условии, если работать вы будете столько же, сколько и раньше, т. е. приходить и уходить в одно и то же время, вы можете значительно облегчить себе жизнь. Для этого необходимо правильно распланировать свое рабочее время. А как это сделать, спросите вы. Попробуем на ваш вопрос ответить вместе.

Тайм-менеджмент — планирование по правилам

Иногда кажется, что времени не хватает всегда, как бы мы ни старались все распланировать по минутам. Для того, чтобы правильно организовать рабочее время, была создана целая наука, которая называется тайм-менеджмент, или другими словами, наука про то, как все успевать. Специалисты, работающие в этой области, утверждают, что можно организовать свой день так, что вы выполните запланированную работу за то время, которое на нее отведено.

Так обычно и происходит, но доделываете вы работу уже в конце дня и в бешеном темпе, не так ли? От таких марш-бросков в конце дня и силы куда-то деваются, и нервная система истощается. Постарайтесь заранее распланировать дела на утро, на день и на вечер. И если в ваши планы не входит оставаться на работе допоздна или делать отчеты полночи дома, то вам следует потратить немного времени на составление плана на каждый день, или на неделю, или даже на месяц, если это возможно, естественно, по ходу дела внося определенные коррективы. При этом помните, что специалисты советуют планировать не более 60% своего рабочего времени, а 40% оставлять на неожиданные дела.

План на утро

Планы на утро желательно писать не только рабочие, но и включать домашние дела. Кстати, это особенно важно для фрилансеров, работающих дома. Так вот, к утру вам следует подготовиться еще с вечера. Сложите необходимые документы, которые нужно взять на работу, прогладьте одежду – сделайте так, чтобы с утра вам не пришлось делать слишком много дел. Верна народная мудрость: не оставляй на завтра то, что можно сделать сегодня.

Максимальная готовность позволит вам избежать беготни, спокойно начать утро и прийти на работу с хорошим настроением, в боевой готовности. Тогда вы приступите к рабочему утру без раскачек на кофе, который успеете попить дома, а разговоры с коллегами перенесите на обеденный перерыв. На утро планируйте самые важные дела. Таким бодрым стартом вы зададите хороший темп оставшемуся рабочему дню. Выделите 10 минут времени для пересмотра планов на день. Скорректируйте их при необходимости и начинайте выполнять…

План на день

В дневные планы должны входить дела средней важности. Обязательно включите в план перерыв на обед. Это позволит вам немного сбросить эмоциональное напряжение, передохнуть и снова приняться за дело. В течение всего рабочего дня не забывайте делать маленькие перерывы. Периодичность и продолжительность пауз контролируйте сами, но не забывайте о них совсем.

Однородные дела группируйте в блоки. Например, на все деловые телефонные звонки выделяйте около получаса, вот это будет один блок. Важно избежать скачков, старайтесь не перескакивать с одного дела на другое. Появившееся свободное время, например, в ожидании совещания, постарайтесь провести с пользой, но в такие моменты нельзя планировать ничего важного, так как ваше внимание все равно будет занято.

План на вечер

В конце дня вам необходимо доделать уже начатые небольшие дела, дабы они не висели над вами как дамоклов меч. Обычно, при правильном планировании, закончить такие дела не составит большого труда, зато вы поставите несколько галочек в своем списке и избежите завала из мелких дел под конец недели.

Проведите контроль выполненных на сегодня дел, сверьтесь с планом. Если вы довольны собой – продолжайте в том же духе. Если вы многое не успели, пересмотрите свои планы. Возможно, вам нужен помощник или доработка и переосмысление рабочих задач. Вечером составьте или просмотрите план на утро. И со спокойной душой собирайтесь к своим заждавшимся домочадцам. Поверьте, разумное планирование позволит вам с успехом совместить такие статусы, как бизнес-леди и мама, деловая женщина и жена, исполнительный сотрудник и веселая подруга.